В процессе деятельности любого предприятия образуется огромное количество документации – бухгалтерские бланки, договора, ксерокопии, всевозможные акты, деловая переписка и ряд прочих документов, с течением времени теряющих свою актуальность. Однако, попав в руки к недобросовестным конкурентам, такие бумаги могут быть использованы против вас. Именно поэтому правильное и своевременное уничтожение документов позволяет не только избежать утечки ценной информации, но и избавляет от необходимости устраивать архивный отдел в офисе.

Уничтожить архив

На первый взгляд уничтожение архивных документов кажется делом совершенно нехитрым. Подумаешь, проблема – собрать и пропустить через шредер всю ненужную макулатуру, а то и вовсе сжечь! Однако в первом случае придется потратить десятки, а то и сотни часов времени (и это при малых объемах Ваших архивов). А во втором, есть риск возникновения проблем с пожарной службой. Кроме того, обязательным условием самостоятельного уничтожения документов является составление соответствующего акта.

Поэтому более разумно обратиться в организацию, оказывающую услуги по уничтожению документов. Подобные компании специализируются на утилизации документов в установленном законодательством порядке, соблюдая все юридические нормы и конфиденциальность.

Существуют определенные правила уничтожения документов, согласно которым:

• процесс утилизации должен быть оформлен юридически, т.е. с составлением акта утилизации;
• уничтожение должно исключать возможность восстановления данных;
• при уничтожении необходимо присутствие представителя компании-заказчика, который также имеет право проводить видеосъемку процесса;
• утилизации подлежат только те документы, у которых истек срок хранения и которые прошли экспертизу ценности.

Законодательством установлен единый порядок уничтожения архивных документов, в том числе на электронных носителях. Ключевым моментом в этом контексте является экспертиза ценности документов, в результате которой составляется акт о выделении к уничтожению документов, то есть определяются истекшие сроки хранения тех или иных бумаг. Далее сторонами обговариваются условия вывоза и дальнейшей утилизации бумаг. С согласия заказчика производится отбор и сортировка документов, подлежащих уничтожению. В заключение выдается акт выполненных работ.